BUSINESS PROCESS OUTSOURCING (BPO)
Decentralizing your business so that each step is controlled and aligned for the best results! Compliance programs in each process as preventive and risk reduction.
Translated loosely, Business Process Outsourcing means a way to do steps of your business at outside company. In practice, BPO can be defined as hiring a service company to perform internal business activities. This may include routines from various industries, but in particular we will deal here with the legal routines of business. BPO is a more accurate type of service than outsourcing. In this case, the contractor makes an in-depth analysis of business processes, identifying the best way to help you through the redesign of routines and the creation of specialized teams. The BPO sector can be defined according to your location. In this sense, we have 3 categories attended by Fernandes Bittencourt Advocacia:
- Business Process Outsourcing OFFSHORE: when the service provider is in a distant country;
- Business Process Outsourcing NEARSHORE: when the company providing BPO services is in a country neighboring the company;
- Business Process Outsourcing ONSHORE: When the BPO company is in the same country as the one seeking its services, even if it is in another state or city.
Outsourcing of internal activities may be adopted for different reasons. Some companies opt for this service model because of its ability to lower operating costs, among others:
1 - CAPACITY TO REDUCE OPERATING COSTS
Through Business Process Outsourcing, the business can eliminate part of the operating costs of various routines. After all, companies operating in this industry specialize in providing high performance activities through modern and effective processes. By reducing redundant steps and directing the focus of each routine, the BPO company is able to provide a more efficient and cheaper service than hiring professionals directly. In addition, with the BPO, the company hires only the number of professionals required for its activities, making teams leaner and of course economical.
2 - POSSIBILITY TO CONCENTRATE IN CORE BUSINESS
Thanks to outsourcing, managers have more time to focus on critical business activities without having to devote even part of their attention to processes or routines that are not directly related to such services. This impacts the company's medium and long term results. By not having to manage secondary details of the operational chain, the manager can create more competitiveness and profitability in the medium and long term by directing his attention to new ideas and strategies.
3 - IMPROVEMENT OF RESULTS OF SECONDARY ACTIVITIES
Outsourcing companies provide access to professionals specializing in certain areas. These experts go through constant knowledge updating processes, which puts their work to a high standard. As a consequence, the activities they perform have a high level of quality.
4 - MORE FLEXIBILITY
When we compare the structure of a company that invests in outsourcing with another business that directly contracts its entire work structure, it is easy to see who has more operational flexibility. Through the BPO, it is possible, whenever necessary, to modify the size of teams, increasing or decreasing the number of people that make up each sector. This gives the enterprise a much greater ability to manage risk and eliminate waste. Not to mention that the response time to market and trading partner demands is significantly reduced, allowing the company to act more competitively.
5 - MORE PRODUCTIVITY
Believe me: By adopting Business Process Outsourcing, the company also has improvements in its productivity indicators. This is because the outsourced sectors are acting with higher quality, following modern operating standards. What's more, the manager can devote himself to the most important services. For these and others, the business maintains a much higher daily level of completed activities. Internal processes are redesigned, improving customer service and reducing response time to demands. In other words, investing in Business Process Outsourcing brings more flexibility, reduces costs and gives managers the ability to focus on what is really important to the business. This impacts business in multiple ways and, in the long run, keeps profits and competitiveness high. All of this with its own resources being used more accurately and thus increasing the profit margin of the business.
BPO PROGRAMS
COURT PROCESSES
Business Process Outsourcing can be adopted at all levels of the legal sector. That's right! Professionals in the area are able to perform all legal processes of the venture, whether assisting in the alignment of services with the law or even in legal proceedings. In addition, Business Process Outsourcing focused on legal routines also facilitates processes such as obtaining patents or creating service contracts. Thus, with the help of expert lawyers, the company reduces costs and of course avoids a number of possible legal problems.
COMPLIANCE
The compliance industry is responsible for auditing services, internal activities and maintaining a less flawed operating routine. Given these factors, the company needs to adopt processes and strategies that help in the activities of this area, reducing the chances of problems not being identified by professionals who work with compliance policies. One way to achieve this goal is by hiring a Business Process Outsourcing company focused on compliance routines, which provides the business with a team of high level auditors, with knowledge focused on the enterprise profile. These professionals analyze each company's routine to track errors and processes that are not in line with industry standards. Consequently, the manager can make changes to the teams, increasing the quality of the service provided for better results in the medium and long term.
Opting to operate with Business Process Outsourcing is not a simple task. However, by doing an in-depth business analysis, setting goals, and researching the best strategy, you can make an excellent choice. This process can be defined in some steps, such as:
MAPEAR A ORGANIZAÇÃO
O segredo para obter um retorno elevado sobre qualquer investimento é conhecer os objetivos e o perfil do negócio. Possuindo uma visão abrangente, o gestor consegue identificar mais facilmente as opções que melhor se adaptam ao perfil do negócio e, assim, fazer uma escolha inteligente. E na contratação de uma empresa de BPO não é diferente!
Avalie quais são as rotinas internas que não estão diretamente conectadas ao core business do empreendimento e rastreie objetivos de médio e longo prazos. A partir daí, fica fácil identificar como o Business Process Outsourcing será mais bem aproveitado pelo empreendimento.
RECONHECER OS PROCESSOS TERCEIRIZÁVEIS
Na prática, nem toda rotina pode ser terceirizada. Às vezes, uma empresa que trabalha com informações de alto valor pode optar por não contratar uma companhia de Business Process Outsourcing para gerenciar sua infraestrutura de TI, por exemplo, por entender que isso implicaria em um possível enfraquecimento da capacidade de suas políticas de segurança digital, dificultando a proteção dos registros internos em relação a terceiros.
Por essas e outras, é essencial avaliar quais são os processos que podem ou não ser direcionados ao Business Process Outsourcing. Só fazendo isso é que você consegue manter seu negócio funcional e com políticas operacionais confiáveis.
DEFINIR OS NÍVEIS DE SERVIÇO
O Service Level Agreement (SLA) ou acordo de nível de serviço, em português, nada mais é que o contrato que rege todas as relações entre a empresa contratante e a companhia de Business Process Outsourcing contratada. Acha que está pronto para fechar negócio com uma solução de BPO? Essa é a hora de trabalhar para que o SLA seja o mais alinhado possível com seus objetivos.
Nesse sentido, o SLA deve abordar diversos parâmetros — como indicadores de desempenho, objetivos e normas de trabalho. Cobrindo tudo isso (e muito mais), você consegue evitar uma série de possíveis problemas, bem como passa a ter uma visão mais abrangente sobre como os serviços serão prestados.
MONITORAMENTO CONSTANTE
Por meio de indicadores de desempenho, o gestor deve avaliar constantemente o impacto dos serviços contratados. Identifique se a companhia de Business Process Outsourcing está atuando da forma planejada, seguindo as regras definidas e buscando os objetivos do negócio.
Se encontrar problemas, trabalhe lado a lado com outras pessoas para avaliar a melhor forma de solucionar o erro. Crie novas medidas, reavalie rotinas e ajuste políticas operacionais. Com isso, você garante que o empreendimento sempre terá um time de profissionais atuando com alta performance.
ENGAJAR O NEGÓCIO COM O NOVO MODELO
O Service Level Agreement (SLA) ou acordo de nível de serviço, em português, nada mais é que o contrato que rege todas as relações entre a empresa contratante e a companhia de Business Process Outsourcing contratada. Acha que está pronto para fechar negócio com uma solução de BPO? Essa é a hora de trabalhar para que o SLA seja o mais alinhado possível com seus objetivos.
Nesse sentido, o SLA deve abordar diversos parâmetros — como indicadores de desempenho, objetivos e normas de trabalho. Cobrindo tudo isso (e muito mais), você consegue evitar uma série de possíveis problemas, bem como passa a ter uma visão mais abrangente sobre como os serviços serão prestados.
SEGURANÇA
Especialmente quando suas atividades envolvem processos críticos, estar preparado para enfrentar problemas é fundamental. Há, por exemplo, riscos relacionados à segurança dos dados internos, uma vez que, em muitos casos, a atividade da empresa BPO envolve o acesso e a manipulação de informações e registros de alto valor agregado. Portanto, esteja atento e crie mecanismos para evitar o vazamento de registros.
CUSTOS
Os custos relacionados ao serviço também merecem atenção. É importante que a empresa faça um contrato que evite surpresas no final do mês ou quando o tamanho do time de BPO for modificado. Assim, você não corre o risco de comprometer seu orçamento em um momento importante.
COMUNICAÇÃO
Já as falhas na comunicação podem prejudicar toda a atividade da empresa de BPO. Falhas na troca de informações podem comprometer prazos e causar erros, culminando em perdas financeiras. Além disso, a qualidade do serviço prestado será diretamente afetada. Então mantenha canais de comunicação ágeis e simples para dinamizar a troca de dados. Use ferramentas que sejam integradas a vários canais para manter as atividades da companhia precisas, adequadas ao que foi combinado no SLA.
DEPENDÊNCIA
Por fim, podemos destacar as situações em que a companhia se torna dependente dos serviços da empresa de Business Process Outsourcing. Sempre que uma empresa de BPO é contratada, passa a fazer parte do fluxo de trabalho do contratante, o que pode acabar prejudicando a troca de prestadores de serviços ou mesmo a realização de modificações de maior impacto.
Para evitar que essa situação aconteça, documente os processos internos. Dessa forma, sempre que você optar por encerrar um contrato de prestação de serviços com uma empresa de Business Process Outsourcing, o negócio pode adotar um novo serviço rapidamente, uma vez que suas rotinas já estão devidamente padronizadas.
Uma boa empresa de Business Process Outsourcing deve estar pronta para ajudar seu negócio a decidir como os serviços devem ser aplicados. Isso elimina tarefas que seriam executadas com mais eficiência por profissionais contratados diretamente e valoriza o trabalho de todos os colaboradores, permitindo que os serviços sejam profundamente integrados.