BUSINESS PROCESS OUTSOURCING (BPO)
Descentralizando seu negócio para que cada etapa seja controlada e alinhada para os melhores resultados!
Programas de compliance em cada processo como preventivo e redução de riscos.
Traduzindo livremente, Business Process Outsourcing significa terceirização de processos do negócio. Na prática, pode-se definir o BPO como a contratação de uma empresa prestadora de serviços para executar atividades internas do negócio. Isso pode incluir rotinas dos mais variados setores, mas em especial trataremos aqui das rotinas jurídicas dos negócios.
O BPO é um tipo de serviço mais preciso que a terceirização. Nesse caso, a empresa contratada faz uma análise profunda dos processos do negócio, identificando a melhor forma de ajudá-lo por meio da remodelação de rotinas e a criação de times especializados.
O setor de BPO pode ser definido de acordo com sua localização. Nesse sentido, temos 3 categorias atendidas pela Chagas Bittencourt:
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Business Process Outsourcing OFFSHORE: quando o prestador de serviços está em um país distante;
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Business Process Outsourcing NEARSHORE: quando a empresa que presta os serviços de BPO está em um país vizinho ao da companhia;
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Business Process Outsourcing ONSHORE: quando a companhia de BPO está no mesmo país de quem busca seus serviços, ainda que seja em outro estado ou cidade.
A terceirização de atividades internas pode ser adotada por diferentes razões. Algumas companhias optam por esse modelo de serviço por sua capacidade de diminuir os custos operacionais, entre outra tantas como:
CAPACIDADE DE REDUZIR CUSTOS OPERACIONAIS
Por meio do Business Process Outsourcing, o negócio consegue eliminar parte dos custos operacionais de várias rotinas. Afinal, as empresas que atuam nesse setor são especializadas em fornecer atividades com alta performance por meio de processos modernos e eficazes.
Reduzindo etapas redundantes e direcionando o foco de cada rotina, a empresa de BPO é capaz de fornecer um serviço mais eficiente e barato do que seria a contratação direta de profissionais. Além disso, com o BPO, a companhia contrata apenas o número de profissionais necessário para suas atividades, tornando os times mais enxutos e, claro, econômicos.
POSSIBILIDADE DE CONCENTRAR NO CORE BUSINESS
Graças ao outsourcing, os gestores têm mais tempo para focar nas atividades críticas do empreendimento sem precisar dedicar sequer parte de sua atenção para processos ou rotinas que não estejam diretamente relacionadas a tais serviços. Isso impacta nos resultados de médio e longo prazos da empresa.
Ao não ter que gerenciar detalhes secundários da cadeia operacional, o gestor consegue criar mais competitividade e lucratividade a médio e longo prazos, direcionando sua atenção a novas ideias e estratégias.
MELHORIA DE RESULTADOS DAS ATIVIDADES SECUNDÁRIAS
As companhias de outsourcing proporcionam acesso a profissionais especializados em determinadas áreas. Esses especialistas passam por processos de atualização de conhecimentos constantes, o que coloca seu trabalho em um alto padrão. Como consequência, as atividades por eles executadas têm um nível de qualidade elevado.
MAIS FLEXIBILIDADE
Quando comparamos a estrutura de uma empresa que investe no outsourcing com outro negócio que contrata diretamente toda sua estrutura de trabalho, fica fácil perceber quem tem mais flexibilidade operacional. Por meio do BPO, é possível, sempre que necessário, modificar o tamanho de equipes, aumentando ou diminuindo a quantidade de pessoas que compõem cada setor.
Isso dá ao empreendimento uma capacidade bem maior de gerenciar riscos e eliminar desperdícios. Isso sem contar que o tempo de resposta a demandas do mercado e dos parceiros comerciais é significativamente reduzido, permitindo que a empresa atue com mais competitividade.
MAIS PRODUTIVIDADE
Pode acreditar: adotando o Business Process Outsourcing, a empresa também tem melhorias em seus indicadores de produtividade. Isso acontece porque os setores terceirizados passam a atuar com mais qualidade, seguindo padrões operacionais modernos. Além do mais, o gestor consegue se dedicar aos serviços de maior importância. Por essas e outras, o negócio mantém um nível diário de atividades finalizadas muito maior. Processos internos são remodelados, gerando melhoria no atendimento a clientes e reduzindo o tempo de resposta a demandas.
Em outras palavras: o investimento no Business Process Outsourcing traz mais flexibilidade, reduz custos e dá ao gestor a capacidade de focar no que é realmente importante para a empresa. Isso impacta o negócio de múltiplas maneiras e, a longo prazo, mantém os lucros e a competitividade nas alturas. Tudo isso com recursos próprios sendo usados com mais precisão e, assim, ampliando a margem de lucro do negócio.
PROGRAMAS BPO
PROCESSOS JURÍDICOS
O Business Process Outsourcing pode ser adotado em todos os níveis do setor jurídico. É isso mesmo! Profissionais da área são capazes de realizar todos os processos legais do empreendimento, seja auxiliando no alinhamento de serviços com a legislação ou mesmo em processos judiciais.
Além disso, o Business Process Outsourcing focado em rotinas jurídicas também facilita processos como a obtenção de patentes ou a criação de contratos de serviços. Assim, com o auxílio de advogados especializados, a empresa reduz custos e, claro, evita uma série de possíveis problemas legais.
COMPLIANCE
O setor de compliance é responsável pela auditoria de serviços, atividades internas e manutenção de uma rotina operacional com menos falhas. Diante desses fatores, a empresa precisa adotar processos e estratégias que ajudem nas atividades dessa área, reduzindo as chances de problemas não serem identificados pelos profissionais que atuam com a aplicação de políticas de compliance.
Uma das formas de atingir esse objetivo é contratando uma empresa de Business Process Outsourcing focada em rotinas de compliance, que disponibiliza para o negócio um time de auditores de alto nível, com conhecimentos voltados para o perfil do empreendimento. Esses profissionais analisam cada rotina da companhia para rastrear erros e processos não alinhados com os padrões do mercado. Consequentemente, o gestor pode fazer alterações nos times, aumentando a qualidade do serviço prestado em busca de melhores resultados a médio e longo prazos.
Optar por operar com Business Process Outsourcing não é uma tarefa simples. Entretanto, fazendo uma análise profunda do negócio, definindo objetivos e pesquisando a melhor estratégia, é possível fazer uma excelente escolha. Esse processo pode ser definido em algumas etapas, tais como:
MAPEAR A ORGANIZAÇÃO
O segredo para obter um retorno elevado sobre qualquer investimento é conhecer os objetivos e o perfil do negócio. Possuindo uma visão abrangente, o gestor consegue identificar mais facilmente as opções que melhor se adaptam ao perfil do negócio e, assim, fazer uma escolha inteligente. E na contratação de uma empresa de BPO não é diferente!
Avalie quais são as rotinas internas que não estão diretamente conectadas ao core business do empreendimento e rastreie objetivos de médio e longo prazos. A partir daí, fica fácil identificar como o Business Process Outsourcing será mais bem aproveitado pelo empreendimento.
RECONHECER OS PROCESSOS TERCEIRIZÁVEIS
Na prática, nem toda rotina pode ser terceirizada. Às vezes, uma empresa que trabalha com informações de alto valor pode optar por não contratar uma companhia de Business Process Outsourcing para gerenciar sua infraestrutura de TI, por exemplo, por entender que isso implicaria em um possível enfraquecimento da capacidade de suas políticas de segurança digital, dificultando a proteção dos registros internos em relação a terceiros.
Por essas e outras, é essencial avaliar quais são os processos que podem ou não ser direcionados ao Business Process Outsourcing. Só fazendo isso é que você consegue manter seu negócio funcional e com políticas operacionais confiáveis.
DEFINIR OS NÍVEIS DE SERVIÇO
O Service Level Agreement (SLA) ou acordo de nível de serviço, em português, nada mais é que o contrato que rege todas as relações entre a empresa contratante e a companhia de Business Process Outsourcing contratada. Acha que está pronto para fechar negócio com uma solução de BPO? Essa é a hora de trabalhar para que o SLA seja o mais alinhado possível com seus objetivos.
Nesse sentido, o SLA deve abordar diversos parâmetros — como indicadores de desempenho, objetivos e normas de trabalho. Cobrindo tudo isso (e muito mais), você consegue evitar uma série de possíveis problemas, bem como passa a ter uma visão mais abrangente sobre como os serviços serão prestados.
MONITORAMENTO CONSTANTE
Por meio de indicadores de desempenho, o gestor deve avaliar constantemente o impacto dos serviços contratados. Identifique se a companhia de Business Process Outsourcing está atuando da forma planejada, seguindo as regras definidas e buscando os objetivos do negócio.
Se encontrar problemas, trabalhe lado a lado com outras pessoas para avaliar a melhor forma de solucionar o erro. Crie novas medidas, reavalie rotinas e ajuste políticas operacionais. Com isso, você garante que o empreendimento sempre terá um time de profissionais atuando com alta performance.
ENGAJAR O NEGÓCIO COM O NOVO MODELO
O Service Level Agreement (SLA) ou acordo de nível de serviço, em português, nada mais é que o contrato que rege todas as relações entre a empresa contratante e a companhia de Business Process Outsourcing contratada. Acha que está pronto para fechar negócio com uma solução de BPO? Essa é a hora de trabalhar para que o SLA seja o mais alinhado possível com seus objetivos.
Nesse sentido, o SLA deve abordar diversos parâmetros — como indicadores de desempenho, objetivos e normas de trabalho. Cobrindo tudo isso (e muito mais), você consegue evitar uma série de possíveis problemas, bem como passa a ter uma visão mais abrangente sobre como os serviços serão prestados.
SEGURANÇA
Especialmente quando suas atividades envolvem processos críticos, estar preparado para enfrentar problemas é fundamental. Há, por exemplo, riscos relacionados à segurança dos dados internos, uma vez que, em muitos casos, a atividade da empresa BPO envolve o acesso e a manipulação de informações e registros de alto valor agregado. Portanto, esteja atento e crie mecanismos para evitar o vazamento de registros.
CUSTOS
Os custos relacionados ao serviço também merecem atenção. É importante que a empresa faça um contrato que evite surpresas no final do mês ou quando o tamanho do time de BPO for modificado. Assim, você não corre o risco de comprometer seu orçamento em um momento importante.
COMUNICAÇÃO
Já as falhas na comunicação podem prejudicar toda a atividade da empresa de BPO. Falhas na troca de informações podem comprometer prazos e causar erros, culminando em perdas financeiras. Além disso, a qualidade do serviço prestado será diretamente afetada. Então mantenha canais de comunicação ágeis e simples para dinamizar a troca de dados. Use ferramentas que sejam integradas a vários canais para manter as atividades da companhia precisas, adequadas ao que foi combinado no SLA.
DEPENDÊNCIA
Por fim, podemos destacar as situações em que a companhia se torna dependente dos serviços da empresa de Business Process Outsourcing. Sempre que uma empresa de BPO é contratada, passa a fazer parte do fluxo de trabalho do contratante, o que pode acabar prejudicando a troca de prestadores de serviços ou mesmo a realização de modificações de maior impacto.
Para evitar que essa situação aconteça, documente os processos internos. Dessa forma, sempre que você optar por encerrar um contrato de prestação de serviços com uma empresa de Business Process Outsourcing, o negócio pode adotar um novo serviço rapidamente, uma vez que suas rotinas já estão devidamente padronizadas.
Uma boa empresa de Business Process Outsourcing deve estar pronta para ajudar seu negócio a decidir como os serviços devem ser aplicados. Isso elimina tarefas que seriam executadas com mais eficiência por profissionais contratados diretamente e valoriza o trabalho de todos os colaboradores, permitindo que os serviços sejam profundamente integrados.